門市裡常碰到一種人：手機備忘錄裡躺著好幾百則筆記，從會議重點、食譜到旅遊行程全混在一起，要找哪一則只能靠搜尋關鍵字碰運氣。其實備忘錄這幾年早就不只是「隨手記」，它有四個功能合用下來，完全可以當成你跨裝置的個人知識庫——標籤、智慧資料夾、鎖定、協作。下面照我們實際帶客人設定的順序講一遍。
資料夾的問題在於一則筆記只能放一個地方。你那則「下週要訂的餐廳」到底該丟「工作」還是「生活」？標籤就是來解決這個的——一則筆記可以同時貼好幾個標籤，之後從任何一個角度都找得到。
加標籤很簡單，在筆記內文任何位置打 #標籤名稱 就好，注意中間不能有空格。打完它會自動跑到左邊側邊欄的「標籤」區。標籤支援中文，#工作、#待辦、#食譜 都可以，想叫什麼自己命名，一則筆記要貼幾個都隨你。
Mac 上管理標籤的地方在側邊欄底部那塊「標籤」，點一下就篩出所有帶這標籤的筆記；要改名或刪掉，在標籤上按右鍵選「重新命名標籤」或「刪除標籤」。這裡要講清楚：刪標籤只是把那個 # 關鍵字拿掉，筆記本身一則都不會少，所以放心刪。iPhone 跟 iPad 則是回備忘錄首頁往最下面滑，會看到一條橫向的「標籤」卷軸，點了篩選、長按可以改名或刪除。
老實說，大部分人光是把標籤用熟，找東西的痛苦就解決一大半了。下面的智慧資料夾是錦上添花。
智慧資料夾跟一般資料夾最大的差別，是你不用手動把筆記拖進去。你設好規則，符合條件的筆記它自己會收進來。比方說所有貼了 #專案A 的筆記自動聚成一堆，或是把近七天新增的全列出來。
iPhone／iPad 上建立的方式是：備忘錄首頁點右下角的新增資料夾圖示，選「轉換成智慧資料夾」，接著設篩選條件。條件可以多選，包括標籤（這個一定要選一個以上）、建立或修改日期的範圍、是否含附件／核取清單／繪圖，還有是否已鎖定、已共用、已固定，設好點「完成」。Mac 就在側邊欄底部找「新增智慧資料夾」，或在現有資料夾上按右鍵選「轉換成智慧資料夾」。
真正好用的地方在條件可以疊。像是「標籤含 #工作」再加上「過去 30 天修改」，最近動過的工作筆記就自動篩出來，不用一頁一頁翻。我自己很愛的一招是開一個條件設成修改日期「今天」的智慧資料夾，每天打開備忘錄第一眼就是今天碰過的所有東西，等於一個免費的每日回顧。
有些筆記是不想被別人看到的——存摺號碼、保單、密碼提示之類。鎖定功能會用 Face ID、Touch ID 或密碼把內容加密，重點是就算別人已經解鎖了你的手機、打開了備忘錄，被鎖的那幾則他還是看不到內文。
先去「設定 → 備忘錄 → 密碼」設好。這裡會問你要「使用裝置密碼」還是「自訂密碼」，我一律建議選前者，少記一組密碼、也不會搞混。iOS 17 起還支援設多組密碼，共用裝置時不同人鎖各自的筆記就靠這個。設好之後要鎖單篇，iPhone／iPad 是開筆記點右上角的「…」選「鎖定筆記」；Mac 在筆記列表右鍵選「鎖定筆記」，或從工具列「檔案 → 鎖定筆記」。鎖完預覽會出現鎖頭圖示，內文整個藏起來。
回備忘錄首頁點右上角「…」有個「鎖定所有已鎖定的筆記」，能一次把所有解鎖中的重新鎖回去；個別筆記解鎖後放著不動一段時間也會自己鎖回來。
協作是透過 iCloud 在跑，邀進來的人在自己裝置上能即時看到更新，對方用 iPhone、iPad 還是 Mac 都行。家裡的採買清單、團隊的會議筆記用這個共編很順。
開啟筆記後點右上角那個人形的「協作」按鈕，選要怎麼分享——訊息、郵件、AirDrop 或複製連結都可以，然後設權限：「可以更改」是讓對方一起編輯，「只能檢視」是只給看不給改。這裡有個很多人不知道的點：協作對象不一定要用 Apple 裝置，你用「複製連結」分享出去，Android 或 Windows 的人也能透過瀏覽器開 iCloud.com 上的筆記一起編。
想知道誰改了什麼，在 Mac 上開協作筆記後點工具列的「顯示共用詳細資訊」，每位協作者的近期動態都看得到，不同人的編輯還會用不同顏色標示，一眼分得出來。不想再一起改了，筆記擁有人隨時能踢人或停止分享：點協作按鈕 →「管理共用筆記」→ 點對方名字旁的「移除存取權」就好。
標籤跟資料夾會不會打架？不會，而且最好一起用。資料夾管「主要歸屬」，像「工作」、「個人」這種大分類；標籤管「橫向主題」，像 #待辦、#靈感、#參考資料。兩套並行不衝突，智慧資料夾還能同時拿資料夾跟標籤當篩選條件，分得更細。
鎖定的筆記能不能丟進智慧資料夾？可以，建智慧資料夾時篩選條件裡就有「已鎖定」這項，能把所有上鎖的筆記集中管理。但別擔心安全問題——就算進了資料夾，每則還是要單獨驗證身份才看得到內文，保護一點都沒打折。
備忘錄的厲害在於這四件事全內建、不用裝任何 App、跨 iPhone／iPad／Mac 自動同步，這正是 Apple 生態系最香的地方。如果你還在猶豫該配哪台裝置把這套流程跑順，或想直接到店裡讓我們幫你設定一輪，可以先用 iLab 的 選機小幫手 看看，或挑個時間來門市，我們陪你把備忘錄從一團亂養成真的好用。