用 Apple 內建 App 做 GTD 時間管理

門市裡最常被問的一句是：「我想做時間管理，是不是要先買一個 App？」通常我的回答會讓對方愣一下：先別買。如果你手上已經有 iPhone，再加上一台 Mac 或 iPad，那套 GTD 系統你早就買單了，只是沒把內建的提醒事項、行事曆、備忘錄、捷徑兜起來用而已。

老實說，Things、Todoist、Notion 都是好東西，但大部分剛入門的人不需要。第三方 App 的問題不在功能，而在「又多一個要同步、要打開、要付月費的地方」。GTD 真正吃緊的是流程，不是工具。而 Apple 這四個 App 全程走 iCloud，三台裝置即時同步，在台灣不管你用中華電信、台哥大還是遠傳，平常幾乎感覺不到延遲。先把它跑順，覺得卡了再換，這順序才對。

下面我用「你下班前」這個情境帶一遍——腦子裡一堆沒做完的事、明天的會、老闆交代要追的那封信——看這套東西怎麼把它們各自歸位。

先說大方向：五個步驟，各有各的家

GTD 是 David Allen 提出來的，核心就五個動作：收集、處理、整理、執行、回顧。很多人卡住，是因為把這五件事全塞進同一個 App，結果待辦、行程、筆記攪成一團。Apple 這邊的分工其實滿乾淨的：

開始之前先確認一件事，不然後面全白做：iCloud Drive 要開著，而且提醒事項、行事曆、備忘錄三個 App 的 iCloud 同步都要打開。路徑是設定 → 你的 Apple ID → iCloud → 顯示全部，把這三個的開關都確認成開啟。漏掉哪個，那台裝置上的東西就跟別台對不起來。

念頭一冒出來，先丟收件匣，別急著分類

GTD 的第一條原則我覺得是整套的精神所在：頭腦不是倉庫。任何待辦、靈感、被交代的事，第一時間先丟進一個固定的入口，至於它是什麼、要不要做、什麼時候做，全部之後再說。重點是收集當下不要思考，思考會拖慢你，也會讓你懶得記。

在 iPhone 上，打開提醒事項，點右下角「＋ 新增提醒事項」，直接把那句話打進去——不分類、不設截止日，按完成就好。這條會落在預設的「提醒事項」清單，它就是你的收件匣。如果嫌預設名字不直觀，到 Mac 上對著清單名稱按右鍵重新命名，改成「收件匣」，看了比較有感覺。

實際用下來，收集這一步順不順，決定你會不會堅持下去。三個我自己最常用、也最推薦的收集方式：

戴著 AirPods 隨口交代 Siri 最省事。「嘿 Siri，提醒我晚上七點以前寄企劃書給陳主任」，它會直接幫你建一條帶時間的提醒，手都不用伸出來。

鎖定畫面那邊也能放。iOS 17 以上把提醒事項加到鎖定畫面（設定 → 待機畫面），不解鎖就能新增一條，臨時想到什麼很方便。

在 Mac 上看資料時更好用。Safari 裡看到重要的一段，選取文字後右鍵選「提醒事項中的新提醒事項」，連內容都幫你帶進去，不用複製貼上來回切。

如果你願意多花五分鐘，捷徑可以做一個「一鍵收集」的按鈕，比每次打開 App 快一倍。捷徑 App → 新增捷徑 → 加動作「要求輸入」（選文字類型）→ 再加「在提醒事項新增」，清單指定到「收件匣」，最後把這個捷徑加到主畫面。之後不管在哪個畫面，點一下就能輸入，收集的摩擦力幾乎歸零。

處理收件匣：每天一次，在 Mac 上做最快

收集很爽，但收件匣會越積越多。處理這步才是 GTD 真正分勝負的地方，它要你對每一條東西做一個決定。我建議固定在 Mac 上做，大螢幕加鍵盤，分類速度跟在手機上戳完全不是同一個檔次。

頻率上一天一次就夠了，早上開工前或下班前都行，挑你比較有空清腦袋的那個時段。打開 Mac 的提醒事項，點進收件匣，然後對每一條只問一個問題：「這件事的下一步到底是什麼？」想清楚了，照下面分流：

那個「2 分鐘原則」很多人捨不得執行，但它真的有效——能當場解決的就別讓它佔位子。為了讓分流有地方放，在 Mac 上先把這幾個清單建好，建完 iPhone 會自動同步：收件匣、下一步行動、等待中、某天可能，還有專案（每個進行中的專案各開一個清單，或用標記區分都行）。

行事曆只放「非這個時間不可」的事

這裡有個觀念要先講清楚，不然行事曆會被你塞爆：提醒事項管「要做什麼」，行事曆管「什麼時間做」。GTD 的建議是，只有「必須在特定時間發生」的事才進行事曆——會議、預約、有硬截止日的東西。其他待辦放提醒事項就好，全部塞進行事曆只會讓它失去意義。

在 Mac 的行事曆 App，左側欄點「＋」開幾個獨立的行事曆，顏色分清楚會比較好讀：深藍放「時間到期事項」（會議、預約、截止日），橘色放「深度工作區塊」（拿來做 time blocking 的專注時段），綠色放「個人／生活」（家庭、健身、休閒）。接著把「下一步行動」裡需要動手、又吃時間的事，在行事曆上劃成實際區塊。舉例來說，「整理 Q3 簡報」別只設一個單點提醒，而是在週三下午兩點到四點劃一塊出來，你才會真的把那段時間留給它。

iPhone 這邊搭一個小工具就很夠用。長按主畫面空白處 → 左上角「＋」→ 搜尋「行事曆」，選「即將到來的事件」，放到主畫面第一頁。之後每次解鎖手機就看到今天的安排，不用特地打開 App。

台灣的辦公室現實是行事曆很少只有一個來源。如果公司用 Microsoft 365，到行事曆 App 設定 → 帳號 → 新增帳號 → Microsoft Exchange，把公司行事曆跟你的 iCloud 行事曆合併顯示，不用兩邊切。用 Google 日曆的話一樣，設定 → 日曆 → 帳號 → 新增帳號 → Google，授權完就並排顯示。我自己覺得這一步省下的「切來切去」時間，長期累積起來相當可觀。

順帶一個好用但很多人不知道的：在 Mac 行事曆點上方的「＋」，可以直接打自然語言。「下週五下午三點和 Jenny 開會一小時」這樣一句丟進去，macOS 14 以上的引擎會自己解析時間跟標題，按 Enter 就建好，完全不用去點時間格。

週回顧最容易斷，所以交給捷徑提醒你

這套系統能不能長期活著，幾乎全看「週回顧」——每週固定一次，把所有清單重新掃一遍。問題是，這也是最容易忘的一步，靠意志力撐撐就忘了。所以與其指望自己記得，不如讓捷徑每週準時來敲你。

建週回顧捷徑在 iPhone 或 iPad 上都行。打開捷徑 App，右上角「＋」建新捷徑，依序加兩個動作：先加「顯示通知」，標題打「週回顧時間」，內文寫「是時候清空收件匣、檢查等待中、更新某天可能清單了。」；再加「打開 App」，選提醒事項。然後右上角「⋯」→「新增至主畫面」，命名「週回顧」。

光有按鈕還是會忘，關鍵在自動化。回到捷徑底部的「自動化」頁籤 → 新增自動化 → 時間 → 設成每週五下午六點（或你習慣收尾的時段），執行剛剛那個捷徑就好。iOS 17 之後可以讓它「不需確認直接執行」，在自動化設定頁面底部把「執行前詢問」關掉即可。設好之後，每週五六點手機會自己跳通知、自動帶你進提醒事項，你連點都不用點。

通知跳出來之後，回顧照這個順序走最不會漏：先清空收件匣，一條未處理的都不留；再看「下一步行動」，做完的打勾，把這週漏記的補上；接著「等待中」，追一下逾期還沒回的；然後「某天可能」，挑可以啟動的搬到「下一步行動」；最後把行事曆往後翻兩週，確認沒有答應人家卻忘了排的事。

兩個常被問到的問題

提醒事項和備忘錄都能記東西，到底怎麼分？

我給的判準很單純：需要打勾完成的，放提醒事項；是資料、不用完成的，放備忘錄。比方說「研究哪家壽險適合」這是一個行動，放提醒事項；但你蒐集到的那張保單比較表，是參考資料，放備忘錄的資料夾。備忘錄在 iOS 17 以上支援 PDF 掃描、連結預覽、Apple Pencil 手寫，當素材庫很稱職；提醒事項就乖乖管行動清單，兩邊各司其職，腦袋才不會亂。

公司的 Google Workspace 帳號能跟 Apple 原生 App 整合嗎？

可以。Google 日曆和 Google Tasks 都能進來：行事曆 App 加了 Google 帳號之後，Google 日曆的事件會同步顯示；提醒事項 App 也能顯示 Google Tasks（設定 → 日曆 → 帳號 → 你的 Google 帳號 → 開啟「提醒事項」）。但要提醒一句，Google Tasks 跟 Apple 提醒事項是兩串分開的清單，兩邊混用反而更難管。挑一個當主力，另一個只當顯示就好。

把這套設起來大概花你一個傍晚，之後它就是你自己的東西，不用月費、不用學新介面。如果你卡在「手上裝置夠不夠串成這套」、或在考慮要不要補一台 iPad、換一台 Mac 來讓處理跟回顧更順，歡迎用我們的選機小幫手挑挑看，或直接來 iLab 門市，我們可以拿你現有的裝置實際跑一遍給你看。